Mayo 11, 2004
KOS
Un Sistema de Organización del Conocimiento (Knowledge Organization System, KOS), es la herramienta necesaria para organizar la información y promover la gestión del conocimiento. Tiene como objetivo gestionar todos los contenidos y categorizar los materiales para su recuperación. O mejor que eso, sea como sea, el sistema debe poder conectar usuarios con usuarios, contenidos con contenidos y usuarios con contenido.
El sistema debe poder identificar cualquier cosa de interés para los usuarios, incluso si éstos no saben de su existencia. Esto implica un proceso interactivo con el usuario a través de un navegador o búsquedas directas, pero debe ser automático teniendo en cuenta las características y las funciones de un usuario. El resultado es un sistema de gestión del conocimiento tan dinámico que pueda reunir tanto colecciones de información que reside en cientos de formatos documentales, como aplicaciones y servicios.
Para ello, el sistema de organización del conocimiento debe tener estas características: definición de modelos para determinar los objetos de un conjunto de información y del propio conjunto; caracterización de los objetos de conocimiento dependiendo del uso esperado del objeto y del conjunto de información al cual pertenece; y por último, generación de listas de términos, clasificación y categorías, y listas de relaciones.
Las cuestiones que afectan a la implantación de un sistema de este tipo son:
· Portal de Empresa / Intranet: Centro de búsqueda donde los usuarios pueden encontrar información, ejecutar aplicaciones, interactuar con los datos corporativos, identificar colaboradores, compartir conocimiento y tomar decisiones.
· Gestión de Contenidos: Habilidad para capturar y publicar información de forma organizada, con control de versiones para controlar qué puede ser publicado, y repositorios para almacenar y recuperar la información. La habilidad para encontrar rápidamente cualquier documento, transacción o informe debe ser el objetivo del sistema.
· Gestión del Conocimiento: La habilidad de localizar y relacionar de forma conjunta usuarios e información relevante debe ser efectiva para poder dar soporte a la gestión de tareas, posibilitar la comunicación, conseguir objetivos, promover la innovación y mantener la creación de conocimiento.
· Gestión de Identidades: Definición de usuarios con sus propias características, privilegios y funciones, y permitir navegar sin trabas y sin necesidad de introducir passwords. El perfil de usuario serviría para filtrar y presentar contenido relevante para el tipo de usuario determinado.
El reto del KOS está en la creación de listas de términos, clasificaciones y categorías, y listas de relaciones. El análisis deberá crear un inventario de la información activa, auditar a los usuarios para establecer el uso y patrones de acceso, y documentar un conjunto de mapas de conocimiento (representaciones compartidas de conocimiento). Estos mapas de conocimiento identificarían los temas (topics).
Heidi Collins, la autora del artículo, afirma que el KOS debería incorporar un 1% de la plantilla en tareas activas relacionadas con la definición y gestión de los procesos de trabajo, y con la gestión de los ciclos de vida de los contenidos. Sus perfiles y funciones serían: bibliotecarios (librarians) que proporcionarían registros de autoridades y glosarios; productores de información que indicarían listas de encabezamiento y esquemas de clasificación; productores de procesos que proporcionarían tesauros y las complejas relaciones entre objetos; y usuarios que aportarían feedback sobre mejora de las listas de términos, clasificación y categorías.
De esto y mucho más habla Heidi Collins en un artículo publicado en KM Review (volume 7 issue 1; Marc/April 2004) titulado "Setting A One-Company Content Strategy".
· Enlace Permanente: http://www.chacobo.com/arxius/000041.html
· Archivado en: Gestión de la Información
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Poco podemos comentar después de esta magnífic síntexis que nos has regalado de algo que todo el mundo habla (gestión del conocimiento) pero que poca gente sabe en qué consiste realmente y como ponerlo en práctica en la empresa. Bravo David!
Ahora unas dudas para la señora Heidi Collins, que como no la tengo a mano te las transmito a tí:
Me ha quedaado claro que entre los perfiles que propone para poner en marcha un KOS están los están los bibliotecarios, pero que nombre reciben los "productores de información que indicarían listas de encabezamiento y esquemas de clasificación" y los "productores de procesos que proporcionarían tesauros y las complejas relaciones entre objetos"? ¿está hlndo de docuemntalistas tal y como los conocemos aquí? ¿se trata de un nuevo profesional con una formación más multidisciplar? ¿hay en la universidad española una titulación que forme este tipo de "perfiles"?
A ver si me aclaras un poco el tema.
Catu, quizás la traducción ha sido un poco libre, para evitar confusiones (a pesar de que en realidad puede crear más) transcribo literalmente:
They will function as:
· librarians that provide authority files and glossary information;
· information owners that provide subject headings and classification schemes;
· process owners that provide thesauri and the complex relationships among objects;
· users that provide feedback to improve term lists, classification and categories, and relationship lists.
Es evidente que no habla explicitamente de documentalistas, pero sí de bibliotecarios. Estoy igual que tu en ese aspecto.
Owners significa literalmente 'propietario' o 'dueño'. Yo lo he traducido por 'productor' por entender que el propietario de información o servicio, en este contexto, es el que produce la información o el servicio. Pero claro está, es mi interpretación.
Gracias por la aclaración, David, espero que no tomaras mi pregunta como una posible critica a la traducción, no me referia a eso :(, creo que productor es una buena intepretación. Yo preguntaba porque me aprece raro que nombre librarians pero no a los information managers o similares.
A "Un Sistema de Organización del Conocimiento (Knowledge Organization System, KOS). Sólo le falta una A para ser perfecto.
¡Tu juega! y verás.
Este artículo ha sido referenciado también en el muy interesante blog de Daniel Martí (Comunisfera) a través de este artículo: Información + usuario = KOS sistema de organización del conocimiento
Me dedico al KM, hay alguien trabajando en ello en Castilla y León. Si alguien está interesado que se ponga en contacto conmigo.
Un saludo.
